Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama dapat digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain 1. Sebagai saran penyimpanan arsip, 2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, 3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama, Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut 1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. 2. Pengarsipan vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertical di mana arsip disusun berderet ke belakang. 3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral di mana arsip disusun berderet menyamping. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas arsip. Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertical berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar. Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar. 2. Rotary Alat Penyimpanan Berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map. Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi. Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject. c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub sub subject atau untuk yang lebih khusus lagi. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tampat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikuts a. Beri tinta pada bantalan huruf. b. Atur nomor awal. c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton kertas tebal. Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagain dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. 15. Cardex Card Index Cabinet Cardex Card Index Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

Berikut Macam-macam atau Jenis-jenis Alat Kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinetberguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Rotary Filling Cabinet 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar. Lemari Arsip 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Rak Arsip 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut - Stopmap Folio Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. Stop Map - Map snelhecter Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. Snelhecter - Folder Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. - Hanging folder Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Hanging Folder 6. Ordner Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator. 7. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi - stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. - stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. - stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut - Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. - Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. - Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Perforator 10. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Baki Surat/Paper Tray 11. Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Ticker File 12. Cardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. - Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. - Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. Demikian Macam-macam / Jenis-jenis alat Kearsipan yang dapat kami sajikan, semoga kita lebih bijak dalam menggunakan peralatan arsip karena kita sudah lebih memahaminya.

MejaMeeting Kotak Modera VCT 189 Meja Kantor UNO Platinum UOD 2062 Lemari Arsip Modera EHC 8423 Checkout MENU NAVIGASI. Home; Brankas; Filling Cabinet; Kursi Kantor; Lemari Arsip; Meja Kantor; Mobile File; Locker Cabinet; Kursi Susun; Partisi Kantor

“Pengelolaan arsip yang baik adalah kunci dalam dunia bisnis. Penggunaan kotak arsip yang tepat dapat membantu Anda menyimpan, mengakses, dan melindungi dokumen penting Anda dengan efisien dan aman.” Dalam dunia bisnis, pengelolaan dokumen merupakan hal yang sangat penting. Dokumen-dokumen penting harus dikelola dengan baik agar mudah diakses dan diamankan. Salah satu cara yang efektif dalam mengelola dokumen adalah dengan menggunakan kotak arsip. Kotak arsip adalah sebuah perangkat yang digunakan untuk menyimpan dokumen secara terorganisir. Kotak arsip dapat digunakan untuk menyimpan dokumen dalam bentuk fisik maupun digital. Dengan menggunakan kotak arsip, dokumen dapat dengan mudah ditemukan dan diakses sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, kotak arsip juga dapat digunakan untuk melindungi dokumen dari kerusakan fisik atau kerugian akibat kehilangan. Penggunaan kotak arsip juga dapat menghemat waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk mencari dokumen yang diperlukan. Dengan sistem pengarsipan yang baik, dokumen dapat dengan mudah ditemukan dan diakses dengan cepat. Penggunaan kotak arsip yang tepat dapat membuat proses pencarian dokumen menjadi lebih efisien dan cepat. Ini sangat penting dalam dunia bisnis, di mana waktu dan biaya merupakan faktor kritis dalam mengambil keputusan bisnis yang efektif. Selain itu, penggunaan kotak arsip juga dapat melindungi dokumen dari kerusakan fisik dan kerugian akibat kehilangan. Dokumen dapat disimpan dalam format digital yang aman dan dapat dibackup untuk mencegah kerugian akibat kehilangan atau kerusakan fisik. Penggunaan kotak arsip yang tepat dapat memastikan bahwa dokumen penting perusahaan Anda tetap aman dan terlindungi dari kerusakan. Penggunaan kotak arsip juga dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan pemantauan atas dokumen yang ada. Dengan menyimpan dokumen dalam kotak arsip yang terorganisir dan terlabel dengan baik, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui dokumen yang masih aktif dan yang sudah tidak aktif, serta mengetahui status dokumen yang sudah diarsipkan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang efektif dan mengurangi risiko kehilangan dokumen penting. Dalam kesimpulannya, penggunaan kotak arsip sangat penting dalam menjaga dokumen penting perusahaan Anda tetap aman dan terlindungi. Penggunaan kotak arsip yang tepat dapat menghemat waktu dan biaya dalam mencari dokumen yang diperlukan, melindungi dokumen dari kerusakan fisik dan kerugian akibat kehilangan serta memudahkan dalam pemantauan dokumen. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan untuk menggunakan kotak arsip yang tepat dan menjaga kotak arsip tersebut dalam kondisi yang baik untuk memastikan dokumen penting perusahaan tetap aman dan dapat diakses dengan mudah sesuai kebutuhan. Apakah kabar ini berguna? Anda yang tentukan bintangnya! Tingkat Kepuasan 5 / 5. Jumlah pemberi bintang 1 Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang. Karena kabar ini berguna untuk anda... Kirimkan ke media sosial anda! Sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk memperbarui cara Anda mengelola arsip perusahaan Anda. Dengan menggunakan jasa digitalisasi arsip dari Chayra Solusi Arsip, Anda dapat dengan mudah menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola arsip Anda. Dengan pengalaman yang luas, kami akan membantu Anda dalam mengatasi masalah arsip dan memastikan bahwa data Anda selalu terjaga dengan aman dan mudah diakses. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan digitalisasi arsip perusahaan Anda.

Kotakarsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu dengan kotak arsip, arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Dengan kotak arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu.

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung hanging folder.Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari surat, dengan folder sekitar 40-50 folder danguide 20-40 lembar. Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat. Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan 1. Tab, Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk guide sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya. 2. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip. – Dibuat dar ikarton tebal supaya dapat tegak – Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh pembuatan/penggunaansekat * Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer pokok masalah. * Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder sub masalah. * Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier sub-sub masalah 2. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi. 3. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut. a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut. a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub sub subject atau untuk yang lebih luas lagi 4. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu c. Pape thickness = tebal media informasi d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan. e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file 5. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/ dibedakan antara lain sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam mapsnelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforatormembuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut. a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang 6. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut. a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut a Beri tinta pada bantalan huruf, b Atur nomor awal, c Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator 7. Kotak/Box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 8. Alat Sortir gambar 11 Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton kertas tebal 9. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagiantab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan. 10. Tickler File Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler filedilengkapi juga dengan guide atau file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip Sumber

Q Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat digunakan

FilterRumah TanggaTempat PenyimpananPerlengkapan Pesta & CraftBungkus KemasanOffice & StationeryDocument OrganizerMasukkan Kata KunciTekan enter untuk tambah kata produk untuk "box arsip" 1 - 60 dari Box Dus Kotak Arsip Dokumen File Kantor 36,5x26,5x24 3%Kab. 6 rb+PreOrderAdBox File Kardus Laci / Dus Arsip Laci - Uk. 25 x 10 x 30 cm - 30 rbTangerang SelatanQualita CompanyAdTerlarisBox File Kardus Arsip Standar BI Dus File Kotak File Dus Archive Box 1 rb+AdTerlarisKardus Arsip / Box File / Kotak Arsip Uk. 38x27x30 BaratKardus 1 rb+PreOrderAdBox File Kardus / Dus Arsip File Holder Cardboard - Uk. 25 x 10 x 30 - Putih 30 rbTangerang SelatanQualita CompanyTerlarisALVAboard Box Dus Kotak Arsip Dokumen File Kantor 36,5x26,5x24 6 rb+TerlarisBox Dokumen Flip Box Arsip Flip Ukuran 34 x 23 x 26 1 rb+TerlarisBox File Kardus Kotak Arsip Penyimpanan Dokumen Karton Tebal 2%Jakarta 1 rb+TerlarisDus Arsip / Box File / Karton Arsip Ukuran 37 x 18 x 27 cm BaratPROPACK 6 rb+TerlarisBAHAN KERAS KUAT KARDUS ARSIP 42X35X30CM BOX DUS KOTAK ARSIP BogorPABRIK KARDUS 3 rb+

Mapini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. Lemari arsip digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 6. Rotary Filling System.

^{Table of ContentsKotak ArsipMaksud kotak arsipTujuan kotak arsipSpesifikasi Kotak Arsip DIX Media IndonesiaSebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Kotak Arisip DIX Adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya Maksud kotak arsip Standar Boks Arsip ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berhasil guna dan berdaya guna. Tujuan kotak arsip Standar Boks Arsip ini disusun dengan tujuan agar Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan Swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan karakter jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Spesifikasi Kotak Arsip DIX Media Indonesia Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap kotak/boks, harus memiliki lubang ventilasi udara. Selain sebagai sirkulasi udara arsip, lubang arsip dapat berfungsi sebagai pegangan untuk mengangat. Kotak/boks dapat menampung 3 ordner dengan bobot +/- 10 kg Kotak/box memiliki area untuk pemberian label/penomoran Kotak/box DIX Media Indonesia sudah disertai Aplikasi Manajemen Arsip untuk pendataan arsip Untuk menunjang kegiatan usaha, semua perusahaan memerlukan data dan informasi yang relevan untuk mengambil suatu keputusan bisnis. Data dan informasi tersebut salah satu sumbernya adalah arsip. Pengelolaan arsip sendiri sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan memori dari organisasi yang berperan sebagai wadah informasi dan menentukan suatu organisasi untuk mencapat tujuan dari organisasi. Sebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu 1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi Boks arsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Dengan boks arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan , namun termasuk memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Boks arsip terbuat dari bahan khusus agar dokumen/arsip yang Anda yang tersimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Dengan boks arsip, arsip yang anda simpan tetap awet dan tahan lama. Rak ArsipPemeliharaan Arsip Aktif} Latestquestions in Ti Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat. ASKED BY WIKI @ 23/08/2021 IN AKUNTANSI VIEWED BY 330 PERSONS. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan asrip yang bersifat? Layanan google yang digunakan untuk menyimpan file secara cloud adalah.

Macam-Macam Peralatan Kearsipan Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map. Rak Arsip Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral leteral. Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu. Map arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. Alat sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. Tickler file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Cardex Cardex card indeks cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang Judul/ caption Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui tidak ingat, maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. Kartu tunjuk silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat map dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Indeks bagian atas Lim, Lim Tek Indeks bagian bawah Ted, Halim Kode Te Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI. Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang. Lembar pinjam arsip Lembar pinjam arsip out slip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman. Lembar ke 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Contoh Format Lembar Pinjam Arsip bisa search gambar di internet Map pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folderdan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam. Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. No Tanggal penyimpanan Judul Surat Nomor surat Tanggal Surat Hal Surat Keterangan 001 2 september 2013 PT Garuda Pratama 30 agustus 2013 Perjanijian kerjasama 002 20 September 2013 Bambang Adiwaluyo 123/A/X/13 15 September 2013 Lamaran pekerjaan *untuk contoh gambar bisa di search langsung di internet pasti banyak kok. disini karena keterbatasan waktu untuk mempost jadi contoh gambar peralatannya gak saya upload hehe …. Sumber Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan SMK. Bandung. Penerbit ARMICO Bandung. Endang R, Sri dkk. 2009. Mdul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta Erlangga.

6wjp.

zkqisif088.pages.dev/206

zkqisif088.pages.dev/214

zkqisif088.pages.dev/340

zkqisif088.pages.dev/278

zkqisif088.pages.dev/386

zkqisif088.pages.dev/143

zkqisif088.pages.dev/92

zkqisif088.pages.dev/357

zkqisif088.pages.dev/346

kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat